Dnes si ukážeme jednu z možností, jak pracovat s informacemi. Existuje více metod a systémů, postavených kolem mnoha aplikací, zvyků či filosofií, které takovou věc řeší. Hlavní ikonou dneška kolem tématu zachycování a organizování poznámek je Tiago Forte. Jeho CODE a PARA bude primární náplní dnešního dílu. Prvně se zastavme na chvíli u Davida Allena a jeho komplexního systému GTD.
Gettings Things Done (česky uváděno jako Mít Vše Hotovo) mělo svůj boom 10-20 let zpět. Na tomto prostředí vyrostlo spoustu kvalitních profesionálů i u nás v českém prostředí. Od autora Davida Allena pochází, nebo se zpopularizovalo spoustu pojmů, jako minimalizovat počet Inboxů, kam vám mohou přistát informace, nebo mysl jako voda, tedy vše z hlavy vypsat ven, do jakéhokoliv systému kterému důvěřujete, aby to mozek pustil a nemuseli jste na to myslet.
Každý si svoje GTD nějak ohnul, aby mu to vyhovovalo. GTD se týká primárně úkolů. Co není akční, jakožto zrovna současné úkoly, tak se nechávalo uzrát v Incubate, sloužilo jako reference v archivu, nebo se rovnou vyhodilo.
Abychom ale byli s každým dnem lepším člověkem (čti mašinou), a nabalovali svoji kuličku vědomostí, je třeba výrazně větších souvislostí k úkolům, protože:
- Je velmi snadné se pustit do čehokoliv akčního s cílem to odškrtnout ze seznamu. Bohužel dochází k tomu, že se pouštíme do sebemenších blbostí, které ale nemusejí mít reálně přínos k výsledkům, jaké chceme. Souvislosti nám tedy pomohou prioritizovat.
- Úkol nežije ve vakuu, a budu-li k němu sbírat informace, které dokážu snadno dohledat, a to klidně ještě předtím, než o takovém úkolu či projektu budu vůbec vědět. To dopomůže efektivitě, aneb minulé já si dalo tu malou práci navíc, aby dalo mentální ctrl+s do našeho systému.
A výrazně větších souvislostí docílí právě váš systém, který můžeme označit jako Second Brain, což zpopularizoval další chytrej týpek, Tiago Forte. Metody Davida Allena excelovaly pro kancelářský svět, kde bylo zapotřebí organizovat i dopisy, dokumenty, šanony. Tiago je jeho mladší nástupce pro cloudovou a mobilní éru.
Tiago napsal nyní dvě knihy, Building a Second Brain a PARA Method. Obě doporučuji k hlubšímu studiu, byť nejlepší poměr čas/hodnota najdete na jeho YouTube kanálu.
Za mě, Tiagova hlavní přednost je jeho dovednost zjednodušit obsáhlý proces do akčně uchopitelného celku. Takový systém se dá během minuty vysvětlit. Na každý krok se dá nabalit stovky soft-skillů, které se však s technologií a povahou práce mění.
Tiagův CODE
- Capture
- Organize
- Distill
- Express
Capture je o zachytávání poznámek
- Dle Tiaga bychom měli zachytávat vše, co rezonuje. Na intuitivní úrovni bychom si měli říct, zda to pro nás má smysl si informaci uložit.
- Terminologií GTD, tímto nám vznikne několik inboxů – poznámkovník, audio nahrávky, vyfocené věci, něco z knížek, nějaké uložené výstřižky z článků apod.
- Opravdu mi funguje, že stačí vypsat věc z hlavy do důvěryhodného systému, a opravdu na to nemusím myslet. To se hodí v případech, že nemůžete usnout kvůli něčemu, nebo se chcete soustředit na jiné činnosti, než se vám honí hlavou. I když vím, že to pravděpodobně smažu, tak to tím přepsáním smažu alespoň z hlavy.
Organize je třídění pro využití v akci
- Já na třídění mám vždy pondělí, první úkol týdne, jakožto opakovaný proces.
- Cílem je myšlenku zařadit do našeho systému.
- Dle Tiaga bychom si měli myšlenku zařadit na takové místo, kde ji nejdříve akčně použijeme. Například, článek o marketingu si nemusím řadit do své encykopedie o marketingu, kde si to v budoucnu můžu ale nemusím přečíst. Mohu si to zařadit do podkladů zítra připravované kampaně, a použiju to tedy hned. Na metafoře z minula, jakobych si zvýšil svůj income hned v prvním kole deskové hry.
- Řazení do kategorií typu Marketing, Efektivita, Leadership jsme si přetáhli ze školství, kde si řadíme informace podle jednotlivých předmětů. Narozdíl od školství, kde to po testu je možné smazat, tyto naše poznámky chceme uplatnit co nejvícekrát.
- Zároveň se klade důraz na co nejjednodušší strukturu. Nevytvářet zbytečné složky, do kterých ani nevíte, co přesně dát, nebo do nich ani nemáte co dát. Tvořte chlívky až když je pro ně potřeba, a současný systém praská ve švech.
Distill je o vybroušení poznámek, opět s cílem akce
- Myslete na své budoucí já a uložte si informace na později. Abyste si v budoucnu řekli: “Díky minulé já! Už nemusím znovu vymýšlet, co jsi vymyslelo ty!”
- Ještě větší přidanou hodnotu bude mít poznámka zpracovaná, například napsání rychlé rekapitulace na začátek poznámky (dlouhá poznámka i v budoucnu vezme nějaký čas), připsání klíčových slov pro snadné dohledání, nebo prolinkování na zdroje či související weby.
- Co se týče poznámek z knih, Tiago pojmenoval fancy slovem “progressive summarization”, neboli postupně zvýrazňovat nějaký obsah, než dojdete k nejhodnotnějšímu. Z knih máte nějaké zvýraznění, v těchto zvýrazněních si můžete dále třeba ztučnit to důležité, a ještě to nejvíc významné můžete dát do rámečku, nebo podtrhnout.
- Nedoporučuje se osekávat velké množství poznámek, předělávání do nového software najednou, to zabije jakékoliv nadšení pro celkovou činnost. Raději vybrousit postupně, a něco prostě zpracované uvnitř vašeho celku nebude dlouho či vůbec.
Express je o projevení do života
Cílem vedení poznámek je docílit něčeho v životě, ať už to je zhubnout, zkoumat, řídit podnik, nebo obecně být nejlepší verzí sebe sama. Nekonzumovat pouze informace, z různých zdrojů, ale poslat to do akce. Nečekat na “to se mi bude hodit až…”, ale vystřílet to ven. Tiago přirovnává Second Brain k továrně, která ze surových myšlenek vytváří akční kroky do života, nikoliv skladiště, ve kterém vše chátrá.
Tedy, pokud sbírám zdravé recepty, projevení je to uvařit. U autorů textů je second brain obvlášť skvělý, aneb propojí téma článku z X různých zdrojů, a pak je radost takovému skoro již hotovému článku jen dát nějakou formu a releasnout jej ven. Napsat book summary z poznámek je za takových okolností obzlášť jednoduché.
To bychom měli CODE. Vraťme se na chvíli ke kroku Organize, do kterého si vložíme doporučovanou organizaci PARA.
PARA Method:
- Projects
- Areas
- Resources
- Archive
Projekty jsou nějaké aktuální snahy v práci či životě, které se dají dokončit. Neměli bychom jich mít otevřeno více než 10 až 15.
- Vybavit studio k natáčení videí
- Vytvořit interní wiki a zmapovat top 15 procesů
- Releasnout webové stránky
- Jít na školení o AI a předat týmu nové znalosti
Areas jsou naše oblasti života, ve kterých udržujeme nějaký standard výkonu, či úroveň kvality. Oblasti nejsou nikdy dokončeny. Jsem v nich kontinuálně ponořen, sbírám všechny možné podklady, reference, a to generuje další a další úkoly, nebo projekty.
- Marketér
- Ředitel
- Kolega
- Partner
- Zdravé tělo
Resources, či research nebo refference jsou témata, která mě dlouhodobě zajímají, nejsou však takovou součástí mé aktuální osobnosti, nebo slouží jen jako podklady do budoucna.
- Angličtina
- Závodění s dronama
- Cestování
- Produktivita
- Byt na Jahodové 26
A do Archivu patří jakékoliv věci z předchozích třech kategorií, které již nejsou aktivní. Dnes mají uložiště takřka neomezenou kapacitu na malé textové poznámky, a vše jde dohledat, tedy nemazat, ale archivovat.
- Dokončené projekty
- Oblasti života či reference, které již nejsou nadále aktivní nebo aktuální.
Instantní start. Začni:
- Zachycujte, co vám přijde hodné zachycování. Alespoň 1 nebo rovnou 5 poznámek denně
- Zorganizujte si věci do PARA systému:
- Napište si seznam svých aktuálních projektů.
- Napište si role, které zastáváte.
- Napište si zájmy, které aktivně máte.
- A do archivu přesuňte naprosto vše, co najdete jinde. K tomu se vrátím.
- Pak si zaveďte proces, něco jako zpracování jedné poznámky denně – na tom se hlavně naučíte pracovat se svým systémem.
- A pak si určete jednu prioritu, a do ní se pusťte, využijte svoji knowledge v praxi, ať už to bude jakkoliv.
K té archivaci: Tiago pracoval v Apple store, kde přecházeli lidi z Windows na Apple, a on jim měl s tím pomáhat. Měli na to třeba hodinu a přitom měli spooousty složek a poznámek. Chěli využít jednoduchého prostředí macu, ale místo toho se štvali s přesunem z jiného systému. Tomu se vyhněte. Udělejte doporučovaný proces, vše exportujte, a přesuňte to do nové složky “YYYY-MM-DD archiv”. Kdykoliv něco z této složky budete potřebovat, vytáhněte to a roztřiďte, ale ne dříve. Tedy, mít tyto poznámky jako just-in-time, nikoliv třídit vše just-in-case.
Příště přejdeme z teorie do praxe a založíme si Second Brain v nástroji Obsidian, včetně PARA struktury a připojíme k tomu pár návyků.
Osnova seriálu:
- Intro do série
- 1️⃣ INFORMACE:
- Personal Knowledge management, CODE a PARA
- Jak založit Second Brain v Obsidian
- Studium a vzdělávání
- 2️⃣ ČAS:
- Kalendář: Den, Týden, Měsíc a Rok
- Time Tracking
- 3️⃣ PRODUKTIVITA:
- Goals, plans, life strategy
- Lean thinking
- Task manager
- 4️⃣ FINANCE:
- Trackování výdajů
- Investice
- 5️⃣ DOHROMADY
- Putting it all together
- Core activity